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A causa del distanciamiento social, la cultura laboral ha sufrido cambios inevitables e inesperados dentro de un gran número de empresas. En algunos casos con equipos completos trabajando desde casa, y en otros casos con empleados remotos incluso en otros lugares del mundo, supervisar el trabajo y manejar las relaciones con los empleados se vuelve más complicado, especialmente para quienes están acostumbrados al trabajo completamente presencial y no tienen experiencia previa en la coordinación de colaboradores remotos.

Con las medidas recientes de distanciamiento social y la limitación del contacto cara a cara, hay quienes piensan que ofrecer experiencias ya no es relevante ni posible. Sin embargo, las experiencias no han muerto, ni lo harán, por el simple hecho de que las personas somos seres sociales y las necesitamos. Seguimos viviendo y buscando experiencias, con la diferencia de que ahora lo hacemos desde casa y son experiencias digitales más que físicas.

Como organizador de un evento empresarial o de una conferencia, no solamente ofreces información, capacitación, educación o entretenimiento, sino experiencias, las cuales continúan siendo importantes y efectivas incluso en los eventos y las conferencias de formato virtual.

Ante la pandemia que ha traído como consecuencia el distanciamiento social que impide y limita la realización de eventos masivos, las conferencias virtuales han permitido que muchos negocios continúen con sus actividades y así han salido al descubierto un sinfín de ventajas que antes no habían sido valoradas ni explotadas.

Lunes, 18 Mayo 2020 16:58

Planea tu Primera Conferencia en Línea

Las conferencias en línea no son solamente una solución de moda para las organizaciones durante la contingencia, han existido por años y es posible que después de la emergencia sanitaria los eventos en formatos híbridos y virtuales continúen siendo valiosos aliados para las empresas.

Existen diferentes tipos de eventos en línea que cubren distintas necesidades y objetivos de una organización. 

  • Los eventos pueden ser completamente en línea (en vivo o grabados) o híbridos, al incluir elementos virtuales en un evento presencial.
  • Pueden ser internos, con la finalidad de mantener conectados a los miembros de la organización, brindar capacitación, educación o motivación. O bien, pueden ser eventos dedicados a los clientes y prospectos para dar a conocer nuevos productos/servicios, educar y ofrecer contenido de valor que los acerque a la marca, o crear oportunidades de ventas.

Como empresa es importante que puedas detectar qué áreas o actividades pueden hacer la transición de presencial a digital sin necesidad de descuidar o romper relaciones con los miembros de tu organización, clientes actuales y clientes prospectos debido a la emergencia sanitaria.

Si es la primera vez que implementas un formato virtual en tus eventos o reuniones puede ser abrumador pensar en cómo harás esta transición, en la tecnología que necesitarás, su planeación y coordinación. Para dar mayor claridad a tus ideas, respuesta a algunas de tus dudas y ayudarte en este proceso, recopilamos algunos puntos clave de nuestro webinar con James Taylor, quien tiene más de 10 años de experiencia en eventos en línea y ha transmitido talleres, capacitaciones y conferencias en línea a más de 200 países con la participación de casi 1,000,000 de personas.

Cómo planear una conferencia en línea

No te dejes intimidar por los conceptos de conferencia virtual, evento digital o conferencia online. La mayor parte del proceso de organización de un evento virtual es muy similar al de uno presencial y quizá más sencillo, una de las muchas ventajas de realizar eventos en línea.

La primera etapa de la planeación en la que defines objetivos del evento, el propósito, tema, audiencia, invitados, promoción, presupuesto y otros aspectos básicos es la misma, con estas diferencias importantes.

Formato del evento virtual

Debes definir el formato del evento, por ejemplo, si será presencial con elementos virtuales, si se trata de un webinar o un taller o una conferencia en línea en vivo, si será de ocurrencia única o se trata de una serie, incluso si será de una hora o de un día de duración.

Plataforma de conferencias en línea

Una vez definido el formato, en lugar de elegir un lugar para reunir a la gente deberás elegir una plataforma tecnológica que se adecúe a tu proyecto. No le tengas miedo a la tecnología, actualmente existen un sinfín de programas y aplicaciones que te pueden dan el soporte que necesitas. Zoom es una de las más populares del momento, pero no tengas miedo de buscar otras alternativas.

Equipo y escenario

Si bien, no se requiere del mismo equipo ni de un gran escenario, es importante definir en qué espacio se llevará a cabo la conducción y las presentaciones así como los requerimientos técnicos. La ventaja es que puedes adaptarlo a lo que tienes y puedes iniciar tus eventos en línea con una inversión menor en logística que un evento presencial, o bien, si tienes el equipo o estás dispuesto a invertir en él para su uso a largo plazo puedes tener un escenario más profesional.

Escenario básico. Tan sencillo como hacer la transmisión desde una oficina, sentado frente a la computadora con cámara web y una aplicación como Zoom. James Taylor recomienda que incluso con esta opción básica consideres tener un micrófono externo para mejorar la calidad del audio, auriculares para recibir retroalimentación o instrucciones, y un anillo de luz o ring light para tener mejor iluminación.

Escenario profesional.  Otra opción que además te permitirá estar de pie, es hablar delante de una pantalla en la que tanto tú como la audiencia puedan ver la presentación, o bien, utilizar un pizarrón de apoyo o una pantalla verde para alterar el fondo. Además de los elementos adicionales que mencionamos en el escenario básico, puedes utilizar una o más cámaras DSLR (puedes ponerlas en distintos ángulos para una presentación más dinámica), también puedes requerir más luces y un micrófono inalámbrico que te permita moverte libremente.

Prepárate para imprevistos

No te atormentes por las cosas que puedes salir mal, pero tampoco te olvides de ellas.

  • Asegúrate de que todo el staff cuente con copias de los documentos y presentaciones así como dispositivos de respaldo.
  • Identifica las partes del evento que puedes grabar antes para evitar interrupciones y sorpresas, obviamente asegúrate de preparar una presentación y un cierre en vivo, así como la sesión de preguntas y respuestas.
  • Procura tener una conexión 4G de respaldo en caso de que tu conexión a internet principal falle.

Como puedes darte cuenta puedes iniciar con un equipo muy básico, por lo que la falta de tecnología no es un impedimento para comenzar con la transición a los eventos virtuales.

Te ayudamos en la planeación de tu evento virtual

Pensando en los nuevos retos a los que se enfrentan las organizaciones y sus nuevas necesidades, Smart Speakers y James Taylor te ofrecen apoyo en la planeación de tus eventos virtuales:

  • Agenda una sesión de videoconferencia con James Taylor y el equipo de Smart Speakers quienes en conjunto te guiarán para comenzar con la planeación de tu evento con una serie de consejos, estrategias y tácticas que puedes aplicar.
  • Adquiere acceso al training en línea de James Taylor para realizar eventos virtuales.
  • Contrata a James Taylor para una conferencia en línea (30 - 90 minutos) o un taller de medio día, día completo o un retiro.
Solicita más información aquí o escríbenos directamente a nuestro correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

¿Quieres aprender de la experiencia de James Taylor en eventos virtuales? Te compartimos algunos de sus consejos para que des el salto de la organización de eventos presenciales a la organización de eventos virtuales.

El confinamiento y las restricciones actuales a eventos y reuniones presenciales han hecho necesario que las organizaciones evolucionen más allá del home office. Eventos como congresos, conferencias, talleres, capacitaciones, entre muchos otros, han tenido que ser cancelados y pospuestos, solamente los más audaces se han atrevido a llevarlos a un formato virtual que le permita a su organización continuar con su agenda de forma segura.

Sin embargo, la contingencia por Covid-19 no es la única razón para comenzar a organizar eventos virtuales o híbridos (presenciales + virtuales). James Taylor es un speaker internacional especializado en temas de creatividad, innovación e inteligencia artificial, que ha hecho eventos virtuales por más de 10 años, y ha compartido con Smart Speakers algunas razones por las que tanto los organizadores de eventos como las empresas que los contratan pueden beneficiarse del formato virtual durante y después de la pandemia.

6 Razones para adoptar el formato virtual en tus próximos eventos

Transición a la Nueva Normalidad

Mientras dure la contingencia la organización de eventos virtuales es tu única opción, y posponer un evento para llevarlo a cabo de forma presencial quizá no sea la mejor idea. Toma en cuenta que incluso cuando el confinamiento termine, no regresaremos inmediatamente a la vida que estábamos acostumbrados sino a una nueva normalidad en la que tendremos que seguir tomando precauciones. Además como sociedad nos puede tomar meses recuperar la confianza para sentirnos seguros entre las multitudes o simplemente buscaremos opciones que nos brinden la comodidad a la que nos estamos acostumbrando de poder participar desde casa.

Mayor alcance de participantes y flexibilidad

Gracias a las transmisiones en línea puedes incrementar el alcance de tus eventos haciéndolos accesibles a personas de otras ciudades y países que, al eliminar el tiempo y el gasto de traslado, podrían asistir más fácilmente. Asimismo, la modalidad virtual te da la flexibilidad de adaptar tu evento a un mayor o menor número de asistentes del que tenías planeado.

Cuidado del medio ambiente

Cada vez son más las personas y organizaciones que buscan reducir su huella de carbono;  migrar tus eventos presenciales a formatos virtuales es una forma efectiva de lograrlo.

Acceso a speakers internacionales

Un evento virtual facilita la oportunidad y la logística para reunir a speakers de cualquier parte del mundo, ahorrando además los gastos que un evento presencial conlleva como su transporte y el hospedaje, por ejemplo.

Planeación rápida con menos recursos

La planeación de un evento presencial requiere de una inversión importante de dinero así como personas involucradas, mientras que un evento virtual puede planearse y coordinarse con sólo una fracción del tiempo, de staff y de dinero.

Extiende la vida útil de tu evento 

Un evento virtual con contenido evergreen que fue grabado puede ponerse al alcance de nuevos públicos y seguir monetizándose por meses o incluso años después de que ocurrió el evento en vivo.

Te ayudamos en la planeación de tu evento virtual

Pensando en los nuevos retos a los que se enfrentan las organizaciones y sus nuevas necesidades, Smart Speakers y James Taylor te ofrecen apoyo en la planeación de tus eventos virtuales:

  • Agenda una sesión de videoconferencia con James Taylor y el equipo de Smart Speakers quienes en conjunto te guiarán para comenzar con la planeación de tu evento con una serie de consejos, estrategias y tácticas que puedes aplicar.
  • Adquiere acceso al training en línea de James Taylor para realizar eventos virtuales.
  • Contrata a James Taylor para una conferencia virtual (30 - 90 minutos) o un taller de medio día, día completo o un retiro.

Solicita más información aquí o escríbenos directamente a nuestro correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

A raíz del distanciamiento social, los eventos en vivo se han visto obligados cambiar. Si bien organizar un evento virtul es una excelente manera de adaptarse a la situación actual, llevar a cabo un evento en línea o híbrido exitoso es mucho más que encender una cámara o conectarte a una aplicación de transmisión en vivo. Los siguientes consejos para la realización de un evento virtual te ayudarán a de brindarle a tu audiencia una experiencia extraordinaria.

Utiliza la herramienta adecuada

No todas las plataformas de eventos virtuales se crean de la misma manera. Es crucial encontrar un proveedor que ayude a cumplir los objetivos y la visión de tu marca. Dado que hay una gran cantidad de herramientas disponibles, debes analizar lo que necesitas de una herramienta para hacer realidad el evento que planeas: ¿Requieres tecnología de distribución que pueda almacenar y transmitir contenido al público tanto local como globalmente? ¿Te beneficiarías de un espacio de comercio electrónico para tu contenido? ¿Necesitas la funcionalidad de videoconferencia o integrar tu contenido con las redes sociales? Cuantas más preguntas te hagas, más clara será tu visión de producción. 

Invita a tu audiencia a participar 

Los días de audiencias pasivas han terminado: es más probable que los espectadores interactúen con marcas y organizaciones cuando se trata de una conversación bidireccional. Ya sea que decidas utilizar preguntas y respuestas, encuestas, cuestionarios o redes sociales (es decir, tuitear en vivo, historias de Instagram), es crucial permitir que los presentadores y el público tengan la relación más íntima posible.

No te olvides de la historia

Si bien usar la herramienta adecuada es esencial, no debes olvidar que la tecnología es simplemente el medio utilizado para crear una narrativa más amplia. Bill Gates dijo: "el contenido es el rey", y eso sigue siendo relevante en un panorama competitivo con multitudes más escépticas. Pero sentada en un trono adyacente, el contexto ahora es reina. Ya sea que estés transmitiendo un solo evento o produciendo un seminario web con muchos presentadores, debe haber un comienzo, un medio y un final para una historia muy personal que resuene con cada participante único.

Es importante recordar que contar historias es tan importante como la historia misma. Debido a la falta de una audiencia en vivo, necesitarás un orador que sea convincente en su narración y se conecte con la audiencia, a pesar de la distancia física. Es por eso que es aún más crucial encontrar el speaker adecuado para el evento virtual.    

Prepara a tus presentadores, moderadores y cualquier persona del staff que esté en contacto con la audiencia

Dicen que la práctica es perfecta, y para eventos virtuales, ¡esto es 100% cierto! Así como harías una planeación para un evento en vivo, debes hacerla para uno virtual. Y aunque algunos de los conferencistas invitados pueden tener experiencia con eventos virtuales, siempre es recomendable programar ensayos, comunicar ampliamente la agenda y asegurarse de que todos los documentos que se puedan necesitar estén preparados y distribuidos. 

No olvides las métricas

La tecnología digital es insuperable cuando se trata de capturar información específica de clientes potenciales y datos de audiencia. Sobre todo, ayudará al ROI de tu marca y a la optimización de los KPI. Algunos paquetes de software y proveedores incluso ofrecen paneles integrados o soporte que puede desglosar el rendimiento de la audiencia y del evento, y hacer que la historia sea más fácil de contar.

Prepárate para problemas tecnológicos

Si los eventos físicos tienen problemas, los eventos virtuales tienen fallas. Antes de comenzar, debes probar tu conexión a Internet, y los conferencistas deben hacer lo mismo. Prepara copias de seguridad de imágenes y presentaciones en caso de que un archivo se vuelva inestable. Si es posible, realiza un ensayo. Cuanto antes identifiques problemas, antes podrás identificar soluciones. Recuerda que no todos tus invitados son expertos en tecnología. Anticípate a los problemas que las personas puedan tener, preparando guías fáciles de seguir o preguntas frecuentes. Si tienes los recursos para brindar apoyo técnico, aún mejor. Asegúrate de que sea fácil encontrar dónde y cómo pedir ayuda.

¿Nuevo en eventos virtuales? Nosotros te ayudamos

Ahora más que nunca, tener el conferencista adecuado es indispensable. Con los eventos que se vuelven virtuales, es primordial tener un speaker preparado y atractivo para tu evento en particular.

¡Contáctanos hoy para analizar cómo podemos ayudarte con tu próximo evento!