Miércoles, 25 Noviembre 2020 22:15

Cómo incluir el networking en tu evento virtual

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Networking Networking Photo by Antenna on Unsplash

El hecho de que hoy en día las reuniones en persona se vean limitadas a causa de la pandemia no significa que las relaciones de negocios se encuentren en pausa, simplemente las circunstancias nos han forzado a buscar la manera de iniciar y mantener estas relaciones efectivamente en un entorno virtual.

Así como los eventos corporativos, conferencias y congresos se han realizado exitosamente en línea, es posible continuar con las sesiones de networking a través de internet, especialmente gracias a que las plataformas en las que se llevan a cabo continúan mejorando para ofrecer experiencias tan buenas como las que se pueden tener en un evento presencial.

Las sesiones de networking siguen siendo importantes para las personas que acostumbran asistir a eventos, pues ahora más que nunca buscan y valoran las oportunidades de conocer gente, entablar conversaciones con otros profesionales, hacer contactos importantes y generar oportunidades de negocio, por lo tanto, si estás organizando un evento virtual contar con sesiones de networking dentro del programa te ayudará no sólo a hacer tu propia labor de networking sino a atraer a más asistentes.

Cómo hacer una sesión de networking virtual

Encontrar formas creativas de replicar las conversaciones que ocurren durante una sesión de networking presencial será determinante para que los asistentes obtengan valor de esta oportunidad y del evento principal en general. El networking virtual funciona, solo es cuestión de crear una dinámica y un ambiente adecuado para tus invitados. Aquí te dejamos algunos consejos generales para que empieces a planear tu sesión de networking virtual:

  • Asegura la calidad técnica para ofrecer una experiencia sin obstáculos, similar a la de un evento presencial.
  • Elige la plataforma que más se adapte a tus necesidades. Una sesión de networking puede funcionar prácticamente en cualquier plataforma si la planeación es adecuada, aunque sin duda puedes beneficiarte de plataformas más sofisticadas.
  • Envía la invitación a los participantes con instrucciones claras para ingresar a la plataforma, el link y la contraseña. No olvides mencionar si es necesario instalar algún programa o aplicación y ofrecer asistencia.
  • Limita el número de participantes, algunas personas recomiendan que no sean más de ocho para que todos tengan oportunidad de participar. Una sesión virtual de networking puede ser caótica, por lo que puedes crear varias salas o breakout rooms con menor capacidad y dejar que los participantes elijan y cambien de sala.
  • Además de crear salas de networking generales, toma en cuenta que diferentes personas pueden sentirse más cómodas en diferentes ambientes para hacer networking. Dependiendo de los perfiles de tus asistentes, puedes crear salas con diferentes temáticas o dinámicas. Aquí es donde entra tu creatividad para crear ambientes y experiencias de networking satisfactorias para los participantes.
  • En un evento presencial las personas pueden elegir con quien entablar una conversación privada o con quien no hacerlo, ya sea con un grupo más reducido o 1 a 1. Ofrecer la oportunidad de hacerlo sin obstáculos, ya sea dentro de la misma plataforma o con recomendaciones específicas es un plus que será apreciado.
  • Procura entrar unos minutos antes a la sesión para que, como en un evento presencial, puedas dar la bienvenida a quienes se vayan integrando. También es una oportunidad para aclarar dudas, conocer sus expectativas e ir generando conversación y confianza.
  • Realizar una ronda de breves presentaciones e incluso incluir algunas preguntas generales es una forma de que los participantes se conozcan de entrada e inicien la conversación.
  • Las personas valoran la posibilidad de poder compartir su información personal de una manera tan sencilla como comparten sus tarjetas de presentación, por lo tanto, ofrecer este tipo de soluciones dentro del entorno virtual será un gran beneficio.
  • La duración recomendada para una sesión virtual de networking es de 60 a 90 minutos. Esto dará tiempo suficiente para que las personas se sientan cómodas y entren en confianza pero permitirá cortar antes de que las personas se cansen. Si la conversación está fluyendo es bueno que cuentes con un plan para facilitarle a los participantes que continúen en contacto o se reúnan después sin que se pierda el hilo.
  • Si los asistentes están de acuerdo, puedes enviar sus datos de contacto, breves descripciones y sus redes sociales, antes para que puedan identificar oportunidades y prepararse y/o después de la sesión para que puedan mantenerse en contacto fácilmente, junto con un agradecimiento por su participación a todos los asistentes.

Los eventos virtuales no son únicamente espacios de aprendizaje, demostraciones y ventas, también nos hacen posible seguir construyendo alianzas y relaciones de negocios. Brindar esta oportunidad a los asistentes a tu evento y hacerlo en forma de una experiencia agradable y valiosa será de gran valor para la reputación y las relaciones de tu propia organización. Recuerda incluirlo dentro de la planeación y dedicarle el mismo tiempo y esfuerzo que a las sesiones principales del evento.

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