Miércoles, 05 Agosto 2020 20:12

Cómo promocionar tu conferencia virtual

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promoción de eventos virtuales promoción de eventos virtuales Photo by Austin Distel on Unsplash

Una de las partes de gran importancia en la organización de eventos, ya sea presenciales o virtuales, es la de la promoción. Contar con la estrategia adecuada para dar a conocer tu evento empresarial, atraer audiencias y generar registros es una pieza clave para su éxito.

Con la nueva normalidad, muchos eventos han tenido que pasar de ser presenciales a ser virtuales y sólo se vuelve más lógico que la mayor parte de los esfuerzos de promoción se concentre en los medios digitales. Afortunadamente, en internet puedes encontrar decenas de herramientas que te serán útiles tanto para promocionar tu evento virtual como para tus eventos presenciales (cuando vuelvas a hacerlos), el poder de los medios digitales es inmenso, las personas pasamos horas diariamente en ellos por lo que tienen un gran alcance, además de costos bajos y la posibilidad de medir resultados. 

Cómo promocionar tus conferencias en línea

El primer paso es que definas cuáles son las características de tu público objetivo, de forma que tu inversión se centre en las personas que tienen un perfil afín a los temas de tu evento y que, por lo tanto, tienen mayores probabilidades de interesarse y registrarse. Piensa en sus intereses (temas, personajes, libros), en sus hábitos y, claro, en su perfil demográfico. Esto te permitirá elegir tanto los medios (correo electrónico, mensajería instantánea, publicidad en redes, publicidad en la web, etc.) como los formatos de anuncio (videos, imágenes, animaciones).

Si se trata de un evento dirigido a tus empleados o clientes y es bajo invitación, será suficiente que cuentes con la lista de invitados que incluya su información de contacto, principalmente teléfono y correo electrónico.

El siguiente paso será crear una página web sobre el evento donde incluyas toda la información relevante sobre el mismo como los ponentes que participarán, los objetivos y la descripción del evento, el medio de acceso o lugar en el que se llevará a cabo y el horario. Si es necesario que los asistentes se registren no olvides incluir la sección de registro para que puedan dejar sus datos personales. Los dispositivos móviles son el principal medio por el que nos conectamos a internet, asegúrate que tu página web se vea y funcione correctamente en celulares y tablets.

Invitaciones Personalizadas

Ya sea un evento privado o un evento público al que pienses invitar a los miembros de tu base de datos, tienes la posibilidad de crear invitaciones personalizadas para enviarlas por correo electrónico o hasta mensajería instantánea. Esto te permitiría profundizar más en la información del evento y las razones por la que estas personas estarían interesadas en asistir a él.

Además de las campañas de mailing, existen aplicaciones que te apoyan con la organización y administración de tu evento a través de las cuales puedes hacer llegar las invitaciones personalizadas.

Asegúrate de incluir toda la información sobre el evento, o bien, de incluir un link a la página web del evento donde puedan enterarse de todos los detalles y registrarse.

Redes Sociales

Aprovecha los canales de comunicación que utilizas con tus audiencias para dar a conocer el evento e invitar a las personas a registrarse. Aquí algunos consejos para tu promoción en redes sociales:

  • Incluye las publicaciones del evento en tu calendario de contenido
  • Utiliza un hashtag para el evento y motiva la conversación en torno a él asociándolo con el evento.
  • Publica la información relevante del evento: qué ofreces, qué pueden obtener de él los asistentes, quiénes serán los invitados, dónde se llevará a cabo y en qué horario, si tiene costo, promociones, etc.
  • Comparte fotos, videos y frases de los ponentes e invitados.
  • Comparte fotos y videos de la organización del evento para crear expectativa.
  • Haz dinámicas para regalar entradas u ofrecer descuentos.

Patrocinadores y Ponentes

Conseguir patrocinadores, además de brindarte recursos para la organización del evento, es una forma de conseguir más exposición.

Por otra parte, si los ponentes también hablan del evento en el que participarán y lo mencionan en sus redes sociales, su sitio web, o en cualquier medio que utilicen para comunicarse con sus audiencias, también ayudarán a extender el alcance del evento.

Medios de comunicación

Ya sea a través de notas o publicidad, puedes darte a conocer en los principales medios de comunicación que utilicen las audiencias que identificaste al inicio, pueden ser periódicos, revistas digitales, podcasts, etc.

Plataformas de anuncios

Dependiendo del alcance de tu evento y del presupuesto para promoción, puedes incluir diferentes plataformas de anuncios como las redes de Google, Facebook o LinkedIn, por poner algunos ejemplos.

Estas plataformas te brindan la posibilidad de segmentar con más detalle las audiencias que verán los anuncios de tus eventos, asimismo puedes elegir entre diferentes formatos de anuncios, los sitios web donde quieres que aparezcan tus anuncios entre otras opciones:

  • Campañas de Búsqueda para aparecer en los resultados de Google.
  • Campañas de Display de Google para que aparezcan anuncios de imagen, animados o de video en los sitios web que visitan tus audiencias, así como en plataformas de Google como Gmail o YouTube.
  • Campañas de YouTube, donde principalmente puedes utilizar videos.
  • Campañas en Facebook que te permiten usar imágenes, videos y animaciones en tus anuncios dentro de Facebook, Instagram y otros sitios web asociados.
  • Campañas en LinkedIn, sobre todo si son eventos profesionales o dirigidos a empresas.

Aunque existen otras plataformas para crear anuncios, estas son algunas de las más populares, son fáciles de usar y te permitirán gestionar efectivamente tus campañas.

Los anuncios en línea además de permitirte dar a conocer tu evento con nuevas personas, te permiten continuar presente en la mente de aquellos que ya lo conocen. A través de las campañas de remarketing puedes llegar a personas que ya visitaron la página del evento pero no se registraron para recordarles que concluyan su registro, o bien, para ofrecerles una promoción.

Dependiendo del tamaño del evento y de los recursos destinados a promoción con los que cuentes, puedes seleccionar los medios que consideres más convenientes. Asegúrate de que cualquiera que sea el esfuerzo que realices siempre incluyas la información del evento, las razones por las que las personas deberían estar interesadas en él e instrucciones para entrar al evento, o bien, un link a la página del evento donde se encuentre esta información, así como el formulario de registro (en caso de que el registro sea necesario).

Si aún te encuentras en la etapa de organización buscando al conferencista ideal para tu evento, contáctanos. En Smart Speakers te asesoramos en la elección del mejor conferencista para tu evento virtual o presencial.
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