Tienes la idea perfecta para el próximo evento de la empresa, pero te enfrentas al reto más grande: lograr que te aprueben el presupuesto. Para muchos directivos, un evento suena a un gasto, pero la clave para que tengas éxito en tu misión es traducir la logística y otros detalles del evento a resultados para el negocio.
A continuación veremos más a detalle dos elementos de medición, el ROI y el ROO, para que logres presentar tu evento como lo que realmente es: una inversión estratégica.
Un evento es una inversión, no un gasto: aprende a demostrarlo
Para convencer a los que toman las decisiones, necesitas dominar dos conceptos. Piénsalos como los dos idiomas de los negocios:
- ROI (Return on Investment): El idioma del dinero. Responde: ¿cuánto ganamos por cada peso que invertimos?
- ROO (Return on Objectives): El idioma de la estrategia. Responde: ¿logramos las metas que nos propusimos?
Cuando hablas ambos, dejas de ser un organizador y te conviertes en un estratega.
¿Cómo calcular el ROI de un evento corporativo?
El ROI es la métrica favorita del área de finanzas. Aunque es difícil tener un número exacto antes del evento, sí puedes hacer estimaciones inteligentes que demuestren el valor financiero. Si quieres profundizar en las distintas fórmulas, esta guía para medir el ROI de un evento es un excelente recurso (artículo en inglés).
- Para medir el ROI de un evento para clientes, puedes proyectar el valor de los nuevos negocios que esperas cerrar.
- Para calcular el ROI de un evento para los colaboradores, puedes ligarlo a ahorros. Por ejemplo, un evento que mejora la cultura podría reducir costos en rotación de personal.
¿Qué es el ROO y cómo medirlo?
El ROO es probablemente lo que más le interesa al dueño de la empresa: ¿el evento va a cumplir un objetivo clave para el negocio? Este es el verdadero valor de un evento, pues impacta directamente en la cultura y el desempeño. De hecho, estudios como este de Gallup sobre el compromiso de los empleados (artículo en inglés) demuestran la correlación que existe entre la productividad y los equipos que funcionan como una entidad.
Para que tu ROO sea convincente, tus objetivos deben ser claros y medibles, así que te sugerimos evitar el uso de frases ambiguas como “aumentar la satisfacción”, “mejorar la moral” o “integrar equipos”.
- En lugar de "integrar al equipo", prueba con: "Aumentar el sentido de pertenencia en un 15%, lo cual mediremos con una encuesta antes y después del evento".
- En lugar de "presentar la nueva estrategia", prueba: "Asegurar que el 90% del equipo de ventas entienda los 3 pilares de la estrategia 2026, lo cual validaremos con una actividad post-evento".
Los conferencistas como aliados estratégicos
Aquí es donde tu propuesta se vuelve irrefutable. Presentar un objetivo es bueno, pero presentarlo junto con el experto que te ayudará a conseguirlo es mucho más poderoso.
Mencionar un nombre específico le da credibilidad a tu plan. Por lo que deberás elegir aquellos cuyo enfoque tenga más afinidad con tu objetivo definido.
Pasos para crear una propuesta de evento que nadie pueda rechazar
Ahora que ya conoces más a fondo estos KPIs y el lenguaje alrededor de ellos, te sugerimos armar toda tu propuesta en una presentación que sea breve y concisa:
- Empieza con la Estrategia (ROO): ¿Qué problema del negocio va a resolver el evento?
- Conéctalo con las Finanzas (ROI): ¿Cómo ayudará eso a ganar o ahorrar dinero?
- Presenta a tu Aliado: Menciona al conferencista que te ayudará a lograr el objetivo.
- Adapta tu Mensaje: Habla más de ROI con finanzas y más de ROO con dirección general.
Dejar de justificar eventos y empezar a presentarlos como casos de negocio es el salto que te va a diferenciar en tu puesto como organizador. Domina el idioma de los negocios e implementa métricos como el ROI y el ROO en tu próxima planeación y ve cómo la conversación tiene un camino distinto.
¿Necesitas talento que te ayude a cumplir esos objetivos tan específicos? Hablemos.
