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Miércoles, 08 Septiembre 2021 18:01

¿Qué es un evento sostenible?

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¿Qué es un evento sostenible? Photo by Marcell Viragh on Unsplash

Las reuniones y eventos son parte del día a día y suceden en todos los tamaños y en todo tipo de ambientes sociales y corporativos. Es parte de nuestra naturaleza social el querer participar en estos eventos, convivir, conectar con otras personas, intercambiar experiencias e ideas y aprender.

Este tipo de eventos y reuniones en vivo es una de las cosas que muchos anhelan más desde el inicio de la pandemia y que esperan con ansias retomar en mayor medida. Sin embargo, a pesar de todo el valor que aportan y los beneficios que pueden conllevar, cuando se organiza un evento es poco probable que los organizadores tengan como uno de los objetivos principales el estar al tanto (y cuidar) cuestiones como la huella de carbono o la basura que producirá el mismo, o incorporar medidas que ayuden a lograr un evento sostenible.

Sostenibilidad y eventos sostenibles

La sostenibilidad se define como el desarrollo que permite satisfacer las necesidades del presente sin comprometer a las de futuras generaciones. Se trata de incorporar cambios en nuestras acciones cotidianas que ayuden a minimizar el agotamiento de los recursos naturales y devuelvan algo al medio ambiente logrando un equilibrio.

Bajo este contexto, un evento sostenible es entonces aquel en donde se implementan preparativos para evitar el daño al medio ambiente; al organizar un evento de este tipo se toman en cuenta formas para minimizar tanto el uso de energía y recursos naturales como la generación de emisiones de gases invernadero y desperdicios derivados de la ejecución.

La sostenibilidad en la industria de los eventos significa entonces tomar acciones que apoyen al desarrollo de la sociedad y la economía de manera sana, inclusiva y próspera al realizar esta actividad.

Los principios para un evento sostenible

De acuerdo a The Events Industry Council, existe una serie de principios para eventos sostenibles, los cuales están creados con base en los objetivos de desarrollo sostenible de la ONU. Estos son:

  1. Los organizadores de eventos y proveedores comparten la responsabilidad de implementar y comunicar prácticas sostenibles a las partes interesadas.
  2. Seguir buenas prácticas básicas de cuidado del medio ambiente, incluyendo: conservación de los recursos (agua, energía y otros recursos naturales), disposición de los desechos, reducción de emisiones de carbono, manejo adecuado de la cadena de suministro, compras responsables y preservación de la biodiversidad.
  3. Seguir buenas prácticas sociales, incluyendo: protección de los derechos humanos universales, impacto a la comunidad, prácticas laborales, respeto a la cultura y prácticas de seguridad y salubridad.
  4. Un evento sostenible debe apoyar prácticas económicas prósperas, a través de la colaboración y las asociaciones, el apoyo a negocios locales y PyMEs, oportunidad de participación para todas las partes interesadas, impacto económico equitativo, transparencia y responsabilidad.

Estándares para un evento sostenible

Además de los principios anteriormente enlistados, existen también estándares establecidos (conocidos como  APEX/ASTM Environmentally Sustainable Event Standards o ASTM Green Meeting Standards) que buscan servir como guía para los organizadores de eventos, ayudándolos a entender e implementar las mejores prácticas necesarias para ejecutar un evento sostenible:

  • Alojamiento

Incluye hoteles, moteles, hostales o cualquier otro servicio diseñado para proveer alojamiento a los asistentes.

  • Audiovisual

Elementos como sonido, iluminación y la puesta en escena de un evento, conferencia o reunión.

  • Comunicaciones

Métodos de comunicación a utilizar en cualquier evento, desde una etiqueta con nombre hasta el programa del evento.

  • Destino

Se define como destino la ciudad o la ubicación o área donde se llevará a cabo el evento. Idealmente el destino debe ser de fácil acceso en términos de transporte.

  • Mobiliario

Proveedores de mobiliario como stands, utilería, material publicitario, muebles, etc.

  • Comida y bebida

Cualquier proveedor de alimentos, sea un restaurante, un hotel, un servicio de banquetes, etc.

  • Lugar

El venue en donde el evento se llevará a cabo. Puede ser un centro de convenciones, una oficina, un salón de eventos, un hotel, auditorio, etc.

  • Normas y lineamientos

Normas y lineamientos que se utilizan para organizar y ejecutar el evento. El uso de equipo electrónico energéticamente eficiente debe complementar el entrenamiento del equipo de staff que se asegurará de hacer todo lo posible para seguir prácticas sostenibles. 

  • Transporte

Brindar a los asistentes y al equipo opciones de transporte de ida y vuelta entre su alojamiento y el lugar donde se organiza el evento. 

Conociendo estos estándares y poniendo atención particular en cada uno de ellos es más sencillo que empieces a organizar tus ideas y a tomar decisiones sostenibles cuando se trata de ejecutar un evento.

En Smart Speakers te apoyamos en la contratación y logística de tus conferencistas para que tú te ocupes de otros detalles de tu evento, como por ejemplo tomar decisiones más sostensibles en la organización. Contáctactanos y déje en nuestras manos la contratación de tus ponentes. 

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