Miércoles, 20 Mayo 2020 00:08

Qué hacer y qué no hacer en la organización de tu evento digital

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eventos virtuales eventos virtuales Photo by Claudiu Hegedus on Unsplash

A raíz del distanciamiento social, los eventos en vivo se han visto obligados cambiar. Si bien organizar un evento virtul es una excelente manera de adaptarse a la situación actual, llevar a cabo un evento en línea o híbrido exitoso es mucho más que encender una cámara o conectarte a una aplicación de transmisión en vivo. Los siguientes consejos para la realización de un evento virtual te ayudarán a de brindarle a tu audiencia una experiencia extraordinaria.

Utiliza la herramienta adecuada

No todas las plataformas de eventos virtuales se crean de la misma manera. Es crucial encontrar un proveedor que ayude a cumplir los objetivos y la visión de tu marca. Dado que hay una gran cantidad de herramientas disponibles, debes analizar lo que necesitas de una herramienta para hacer realidad el evento que planeas: ¿Requieres tecnología de distribución que pueda almacenar y transmitir contenido al público tanto local como globalmente? ¿Te beneficiarías de un espacio de comercio electrónico para tu contenido? ¿Necesitas la funcionalidad de videoconferencia o integrar tu contenido con las redes sociales? Cuantas más preguntas te hagas, más clara será tu visión de producción. 

Invita a tu audiencia a participar 

Los días de audiencias pasivas han terminado: es más probable que los espectadores interactúen con marcas y organizaciones cuando se trata de una conversación bidireccional. Ya sea que decidas utilizar preguntas y respuestas, encuestas, cuestionarios o redes sociales (es decir, tuitear en vivo, historias de Instagram), es crucial permitir que los presentadores y el público tengan la relación más íntima posible.

No te olvides de la historia

Si bien usar la herramienta adecuada es esencial, no debes olvidar que la tecnología es simplemente el medio utilizado para crear una narrativa más amplia. Bill Gates dijo: "el contenido es el rey", y eso sigue siendo relevante en un panorama competitivo con multitudes más escépticas. Pero sentada en un trono adyacente, el contexto ahora es reina. Ya sea que estés transmitiendo un solo evento o produciendo un seminario web con muchos presentadores, debe haber un comienzo, un medio y un final para una historia muy personal que resuene con cada participante único.

Es importante recordar que contar historias es tan importante como la historia misma. Debido a la falta de una audiencia en vivo, necesitarás un orador que sea convincente en su narración y se conecte con la audiencia, a pesar de la distancia física. Es por eso que es aún más crucial encontrar el speaker adecuado para el evento virtual.    

Prepara a tus presentadores, moderadores y cualquier persona del staff que esté en contacto con la audiencia

Dicen que la práctica es perfecta, y para eventos virtuales, ¡esto es 100% cierto! Así como harías una planeación para un evento en vivo, debes hacerla para uno virtual. Y aunque algunos de los conferencistas invitados pueden tener experiencia con eventos virtuales, siempre es recomendable programar ensayos, comunicar ampliamente la agenda y asegurarse de que todos los documentos que se puedan necesitar estén preparados y distribuidos. 

No olvides las métricas

La tecnología digital es insuperable cuando se trata de capturar información específica de clientes potenciales y datos de audiencia. Sobre todo, ayudará al ROI de tu marca y a la optimización de los KPI. Algunos paquetes de software y proveedores incluso ofrecen paneles integrados o soporte que puede desglosar el rendimiento de la audiencia y del evento, y hacer que la historia sea más fácil de contar.

Prepárate para problemas tecnológicos

Si los eventos físicos tienen problemas, los eventos virtuales tienen fallas. Antes de comenzar, debes probar tu conexión a Internet, y los conferencistas deben hacer lo mismo. Prepara copias de seguridad de imágenes y presentaciones en caso de que un archivo se vuelva inestable. Si es posible, realiza un ensayo. Cuanto antes identifiques problemas, antes podrás identificar soluciones. Recuerda que no todos tus invitados son expertos en tecnología. Anticípate a los problemas que las personas puedan tener, preparando guías fáciles de seguir o preguntas frecuentes. Si tienes los recursos para brindar apoyo técnico, aún mejor. Asegúrate de que sea fácil encontrar dónde y cómo pedir ayuda.

¿Nuevo en eventos virtuales? Nosotros te ayudamos

Ahora más que nunca, tener el conferencista adecuado es indispensable. Con los eventos que se vuelven virtuales, es primordial tener un speaker preparado y atractivo para tu evento en particular.

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