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Lunes, 30 Mayo 2022 02:44

Cómo organizar una conferencia presencial post pandemia

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Es innegable que la humanidad se encuentra en un periodo de recuperación después de la pandemia de COVID 19, que aún causa estragos en algunas regiones del mundo. El periodo de confinamiento que se extendió durante alrededor de dos años cambió radicalmente las dinámicas sociales y la manera en que los seres humanos se relacionan entre ellos.

En ese contexto, los eventos sociales padecieron cambios numerosos y, en ocasiones, extremos. La organización de conferencias y eventos corporativos o empresariales pasó por una crisis profunda debido a la imposibilidad de reunirse de modo presencial. En consecuencia, las conferencias virtuales tuvieron un auge que facilitó el trabajo remoto y otras actividades, lo que vino con no pocas transformaciones.

Sin embargo, una vez que la COVID 19 parece estar cada vez más controlada, la presencialidad ha recuperado terreno frente al auge de la virtualidad. Esto es algo que el mundo de los negocios debe seguir de cerca en busca de potenciar su eficacia ante los cambios en la sociedad.

En Smart Speakers lo sabemos muy bien, por eso nos preocupamos por analizar las transformaciones que la pandemia y la post pandemia han traído al ámbito empresarial, así como el impacto que se ha experimentado en la organización de conferencias corporativas.

Aumento de las conferencias virtuales durante la pandemia

Una de esas evidentes transformaciones fue, sin duda, el aumento de las conferencias virtuales y el descenso de las conferencias presenciales durante la pandemia. Esto impactó tanto al mundo empresarial y laboral, como al área de la educación e, incluso, en la convivencia entre amigos y el contacto familiar.

Durante la pandemia, el trabajo remoto tuvo un auge muy importante. Ante la necesidad de mantenerse en contacto con las fuerzas laborales, además de distribuirlas y administrarlas, las organizaciones y empresas implementaron el uso de videoconferencias, o conferencias virtuales, como la forma de solución más eficaz. Y esta tendencia se reflejó claramente en las estadísticas sobre conferencias virtuales o videoconferencias.

Según TrustRadius, hubo un aumento del 500% en las inversiones de empresas en software de videoconferencias, durante los primeros 4 meses de la pandemia por COVID 19. Además, en un estudio de Owl Labs, se confirmó que más del 60% de los encuestados participó en conferencias virtuales con mucho más frecuencia que en 2020 y 2019.

Otra estadística interesante muestra que el 80% de los trabajadores encuestados manifestó que, con software de conferencias virtuales y comunicación en tiempo real, aumentó su satisfacción laboral, según Velocity Global. En cuanto a la solución virtual de los viajes de negocios, el crecimiento de videollamadas y videoconferencias durante la pandemia logró que muchos viajes sean prescindibles. Los viajeros de negocios frecuentes, según Oliver Wyman, confirmaron que esperan viajar menos aún después del confinamiento por COVID 19.

En resumen, según numerosos análisis del mercado global, si bien el ámbito de las videoconferencias o conferencias virtuales ya se encontraba en aumento entre 2016 y 2019, cuando se mantuvo alrededor de un 12.1% de incremento anual, es en la pandemia cuando su implementación se disparó de manera considerable.

Esto prueba que las conferencias virtuales, en particular, y el trabajo remoto, en general, se colocaron como una parte fundamental del mundo laboral en el presente, una tendencia que también marca lo que será el futuro de los trabajos. Pero, como decíamos, solo en parte, pues, si algo también nos ha mostrado la pandemia, es la importancia de la presencialidad.

Aumento de las conferencias presenciales en la post pandemia

En efecto, una vez que la pandemia por COVID 19 parece disiparse, hemos experimentado la necesidad de reunirnos de nuevo de modo presencial. Esto no solamente en relación con las necesidades familiares y afectivas, sino, al mismo tiempo, también en los ámbitos profesionales, educativos y, desde luego, en el mundo de los negocios. De ahí que, en esta primera tercera parte del 2022, sea evidente el aumento de las conferencias presenciales y la baja de las conferencias virtuales post COVID 19.

La pandemia ha dejado sin duda numerosos y variados aprendizajes. A medida que las economías vuelven a reactivarse, los directivos están considerando cómo reorganizar el mundo de los negocios después de lo que hemos experimentado y aprendido en los últimos dos años. Pues, aunque los eventos presenciales se reactivan en la medida en que regresamos a las oficinas, lo cierto no se puede volver como si nada hubiera pasado.

Así, para tener éxito, las organizaciones deberán tener una gran capacidad de adaptación y ser capaces de responder y ajustarse con rapidez a las condiciones cambiantes de la actualidad. Antes de la pandemia, la mayoría de nosotros pudimos haber pensado que el trabajo remoto sería ideal para tener más tiempo libre y mayor flexibilidad laboral. No obstante, después de experimentar la pandemia difícilmente podríamos asegurar esos beneficios sin pensarlo dos veces.

Durante la crisis por COVID 19, todos aquellos que tuvieron las condiciones para trabajar desde casa, o planificar, gestionar y asistir a conferencias virtuales, lo hicieron. Por un tiempo, en los primeros meses, muchas personas pensaron que esto era mucho mejor. Sin embargo, después de varios meses y casi dos años de vivir y trabajar frente a la pantalla, la novedad y los beneficios fueron desapareciendo de nuestra percepción.

Esto último es lo que muestran numerosos estudios y estadísticas, que coinciden en que entre el 88 y 90% de los trabajadores remotos quieren volver a incorporarse al trabajo y los eventos empresariales presenciales. Estos mismos análisis han demostrado a la par que no todo el mundo se desempeña igual en la virtualidad, lo que puede conllevar que se pierdan a personas valiosas para organizaciones, empresas y negocios.

Por ejemplo, una investigación llevada a cabo por Steelcase reveló una desventaja considerable, en la que los directivos tienen hasta un 60% más de posibilidades de un trabajo virtual con todas las condiciones necesarias. Además, en este mismo estudio, se muestra que solo el 5% de los trabajadores virtuales busca quedarse en una misma empresa durante su trayectoria laboral. Sin duda, estos dos datos no son muy alentadores para la rentabilidad y el crecimiento de las empresas.

A su vez, estos datos han comprobado que el trabajo y los eventos corporativos presenciales aumentan la motivación y la fidelidad de trabajadores y colaboradores hacia sus empresas u organizaciones. Por consiguiente, en este 2022, resulta de muchísimo interés la planificación de conferencias presenciales para incentivar, inspirar y motivar al personal a incrementar su rendimiento y compromiso laboral.

Esto último se ha confirmado hasta con un 48% de aumento en la organización de eventos y conferencias presenciales en lo que va de este año, porcentaje que continúa en aumento al pasar de los meses. Por eso, en Smart Speakers, creemos que es muy importante conocer esta realidad y estas tendencias en busca de mantener y perfeccionar la eficacia en los negocios.

Diferencias entre conferencias virtuales y presenciales

Organizar, exponer o entregar materiales laborales y empresariales de manera virtual es una experiencia muy distinta a la que se produce en reuniones presenciales. Por esto, es importante reconocer algunas diferencias entre estas dos distintas modalidades y poner mayor atención en ellas.

Para compartir contenido, las conferencias virtuales ofrecen cierta ventaja, pues este se puede enviar por correo electrónico y proyectarlo en pantalla, de modo que cada asistente pueda disponer de él. Sin embargo, esto también puede generar desatenciones, pies en lugar de poner atención en un solo punto, los asistentes tienen que diferirla entre lo que ven en pantalla y lo que pueden consultar en otras ventanas o documentos desde su ordenador.

Por otro lado, la sensación de una conferencia virtual y una presencial también es muy distinta. En una reunión en línea, cada uno de los participantes se encuentra en espacios diferentes. Esta falta de simultaneidad y exposición pueden conducir a una sensación de informalidad en estos eventos. Además, el lenguaje corporal se pierde en la virtualidad, cuando en las conferencias presenciales es forma parte de estrategias de atención y motivación que mantiene más interesada a la audiencia.

Asimismo, es muy evidente que las conferencias virtuales ofrecen una mayor flexibilidad. Esto gracias a que los participantes pueden unirse desde cualquier lugar y seguir participando en la sesión o conferencia. Los miembros pueden mientras tanto realizar otras tareas o exponerse a una serie de distracciones que en un contexto presencial simplemente no existirían. Esto obliga al líder de la reunión o al conferencista generar la mayor cantidad de participación interactiva entre los participantes, lo que no siempre tiene el mejor impacto deseado.

De igual manera, este “exceso” de flexibilidad en las conferencias virtuales puede resultar en una falta de control, que para fines prácticos no es muy deseable. Esto se debe a que el conferencista no tiene manera de constatar la recepción de sus palabras de una forma integral, pues los asistentes pueden trabajar en otros documentos o consultar otros escenarios que impiden su inmersión total en la conferencia. Lo cual, sin duda, resta impacto y eficacia a las conferencias corporativas o empresariales.

Estas diferencias, algunas positivas y otras negativas, entre la modalidad virtual o presencial de las conferencias empresariales, han puesto de relieve algunas ventajas insospechadas de los eventos corporativos presenciales. De entre ellas destaca la atención que prestan los oyentes y el interés que muestran por el conferencista o speaker.

Atracción de los oyentes por medio del interés que genera un speaker

Aunque en Smart Speakers hemos constatado el gran interés que han generado las conferencias virtuales que hemos organizado durante la pandemia, no todo ha resultado más ideal o mejor que en la presencialidad. Pues, también constatamos que, en las conferencias presenciales, algo que llama inmediatamente a la vista es el dominio del escenario que tienen nuestros speakers, lo que se traduce en la atención total de los oyentes.

En efecto, algo que ha resurgido ante nuestros ojos en la reactivación de eventos corporativos presenciales post COVID 19, es la enorme capacidad que tienen nuestros speakers para captar la atención de sus audiencias. Esto se debe a la destreza que tienen los conferencistas de Smart Speakers para abarcar el escenario y así obtener un interés mayor en sus oyentes.

El discurso, la palabra y el modo de decir las cosas sin duda juega el papel más importante para generar interés en los auditorios. Pero los discursos a su vez se apoyan en estrategias más sutiles, como lo son el lenguaje corporal, las gesticulaciones o, simplemente, la sensación de libertad y dinamismo que ofrece un speakers al desplazarse sobre el escenario. Algo que sin duda ofrece un valor agregado a las conferencias presenciales, y potencia la inspiración y motivación entre los asistentes.

Resulta que la mayoría de nuestros speakers combinan el contenido de sus conferencias con las ocurrencias y actividades más creativas, que pueden ir desde la interacción directa y cara a cara con los asistentes, hasta divertidos trucos de magia que sorprenden a los espectadores. Es por ello que en las conferencias presenciales la atracción de los oyentes puede ser más cercana en un formato presencia que en línea, un aspecto que resalta a su vez las enormes cualidades de los conferencistas de Smart Speakers.

De este modo, los casos de éxito en los eventos empresariales organizados y realizados durante la pandemia ahora pueden multiplicarse en la era post COVID 19. Una conferencia presencial organizada por Smart Speakers en favor de tu empresa o negocio puede convertirse en la mejor manera de recibir a tus colaboradores en este regreso a la presencialidad. Además, sería el evento perfecto para reanimar las ganas, reactivar el compromiso de progresar y alcanzar así el éxito y los objetivos propuestos en tu negocio o empresa.

Lo único que tienes que hacer es contactarnos y, a continuación, te explicamos cómo hacerlo:

Efectivamente, para ponerte en contacto con tu speaker ideal y comprobar los beneficios de hacerlo a través de Smart Speakers, lo único que tienes que hacer es consultar nuestro sitio web https://www.smartspeakersweb.com, darle clic a la pestaña de Contacto y dejar tus datos para que nuestros asesores se comuniquen contigo.

Otro modo es escribirnos a nuestro correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo., enviarnos un Wathsapp o llamarnos directamente al +52 (55) 7407 5765, donde nos dará mucho gusto organizarnos contigo para la mejor de las conferencias empresariales.

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