Miércoles, 14 Julio 2021 19:04

Tips para organizar un evento híbrido exitoso

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Tips para organizar un evento híbrido exitoso Photo by ThisisEngineering RAEng on Unsplash

Cuando los eventos virtuales se incorporaron a nuestras rutinas, tuvimos que adaptarnos rápidamente para crear experiencias efectivas y atractivas. Uno de los más grandes aprendizajes que se dieron en la industria en este último año es que, sin importar que los eventos virtuales tengan ahora una gran prominencia, los eventos presenciales no irán a ninguna parte, y por lo tanto la mejor estrategia para el futuro es incorporar lo mejor de ambos mundos y adoptar una estrategia de eventos híbridos.

Si estás dispuesto a implementar los eventos híbridos en tu negocio, existen algunos consejos que pueden ayudarte a aumentar sus probabilidades de éxito:

Presentadores

Los presentadores son una pieza clave para que un evento se desarrolle sin percances. Incluso si hay algún inconveniente, un host profesional puede ayudar a recuperarse de un conferencista aburrido, mantener al público enganchado y mantener el nivel de interés y emoción del evento. Asegúrate de contar con un presentador profesional (o si vas a utilizar a alguien interno, que pase por el debido entrenamiento) y también de tener uno para tu evento presencial y uno para el evento virtual, pues las necesidades no serán exactamente las mismas.

Ahora más que nunca, pon atención a cada detalle

Un evento híbrido conllevará una planeación aún más minuciosa que uno virtual o uno presencial. Es importante que haya un plan de logística minucioso, que se realicen las debidas pruebas, las veces que sea necesario y que te asegures que cada aspecto del evento está optimizado para la audiencia presencial y para la audiencia virtual.

La coordinación con el equipo del lugar en donde se llevará a cabo el evento es también más crucial que nunca, para asegurarte que se cuenta con lo necesario para poder llevar a cabo tu conferencia o evento y sus dinámicas en ambas modalidades (virtual y presencial).

Atiende a tus dos audiencias

Hay que ser realistas: así como una estrategia de eventos híbridos tiene un mayor potencial en cuanto a beneficios, a la hora de la planeación las tareas se van a multiplicar. Sobre todo cuando se trata de la presentación en sí, es importante recordar que estarán presentando para dos audiencias, y por lo tanto se tendrán que hacer los ajustes pertinentes para que ambas audiencias se sientan incluidas y tomadas en cuenta.

Crea estrategias de interacción efectivas

Los diálogos, presentaciones, sesiones de preguntas y respuestas y cualquier otro elemento que forme parte del evento deberá ser atractivo y funcionar para tus dos audiencias. Hay que balancear la importancia de ambas para que ninguna sienta que la otra tiene prioridad y evolucionar la experiencia de eventos según sea necesario para que el público se mantenga enganchado sin importar dónde está.

Busca la forma de crear experiencias en donde el público virtual y presencial pueda interactuar entre sí

Una parte fundamental de la mayoría de los eventos es la oportunidad para conocer a otras personas en el público y hacer un poco de networking. Para que tus eventos híbridos tengan éxito, es importante apoyarse en la innovación y la tecnología para proveer a ambas audiencias con espacios y herramientas que les permitan interactuar entre sí así como con el conferencista. Tal vez haya una curva de aprendizaje y además no todas las dinámicas funcionarán para todas las audiencias, pero es importante experimentar para encontrar cuáles esfuerzos funcionan mejor que otros.

Kits de regalo

Si tu evento incluye kits de regalo, asegúrate de que las personas que atenderán de manera virtual tengan sus kits con anticipación. No sólo para hacerlos sentir como iguales vs. los invitados presenciales, sino también porque esto puede ayudar a que se creen mayores expectativas y emoción previas a la realización del evento.

Toma en cuenta que los retos de los eventos híbridos son parte de esta nueva etapa de adaptación, en la que tanto organizadores como audiencias deben tener una mente abierta y estar dispuestos a participar en la nueva realidad. Como con cualquier cambio siempre habrá elementos que generen resistencia, pero si algo se ha comprobado en estos últimos meses, es que no podemos aferrarnos a ideas sólo porque eran la forma en la que se hacían las cosas, sino que tenemos que recibir con brazos abiertos esta oportunidad que tenemos para evolucionar.

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