Es cierto que cada evento es diferente, algunos tienen pocos asistentes, pueden ser eventos internos o externos pero con un alcance solo local. Hay eventos que consisten en conferencias sencillas mientras que otros tienen incluso días de duración y cuentan con exhibiciones, talleres y actividades interactivas. Algunos sirven simplemente para mantener a los equipos unidos en la distancia o continuar con la formación, mientras que otros sirven para crear oportunidades de negocio. De cualquier manera, existen aspecto similares en la planeación de cualquier evento.

Cómo organizar una conferencia virtual en poco tiempo

Puede parecer muy complicado realizar un evento virtual con poco tiempo de preparación pero si puedes hacer un evento presencial entonces sin duda puedes llevar a cabo uno virtual. Aquí te compartimos algunos de los puntos básicos que te servirán de guía para iniciar la planeación de tu evento.

Define el propósito

Debes tener claro qué es lo que quieres lograr con tus conferencias:

• Evento interno: Acercar a los equipos de trabajo, motivarlos o recompensarlos. 
• Evento abierto al público: Atraer clientes potenciales, hacer networking o incrementar el reconocimiento de la marca. 

Cualquier objetivo que tengas es válido siempre y cuando lo tengas claro y sepas como la conferencia te ayudará a alcanzarlo.

Determina el alcance

Con un evento virtual puedes ampliar el alcance de tu evento a personas de todo el mundo, por lo que dependiendo del propósito es importante que definas las características de la audiencia a la que quieres llegar, desde su perfil hasta su ubicación.

Define metas

Tener metas definidas es necesario para que puedas medir el éxito del evento. En este artículo profundizamos más en la definición de metas y su medición.

Con los puntos anteriores en mente también define si será un evento abierto y gratuito o si tendrá un costo, de esta forma también podrás establecer metas en cuanto al número de asistentes o leads necesarios para obtener un ROI positivo.

Elige la plataforma y el equipo

En esta etapa deberás también elegir la plataforma desde la cual realizarás la transmisión del evento, aunque son muy similares entre sí algunas tienen características diferentes que te pueden ayudar a decidir. Otro aspecto de suma importancia es el equipo que vas a utilizar, si ya cuentas con equipo de audio y video, piensas adquirir uno nuevo, renovarlo o contratar una empresa que lo provea.

Elige el lugar y la fecha del evento

Si bien un evento virtual se puede llevar a cabo desde tu oficina y la oficina de cada uno de los speakers, contar con un lugar que asemeje o supere la experiencia presencial puede añadir gran valor a la experiencia virtual. Este lugar sería únicamente para realizar las grabaciones o transmisiones en vivo con el host, conferencista y el staff. Una buena idea para ahorrarte tiempo con este punto puede ser contratar los servicios de una empresa de producción audiovisual, que además de contar con el equipo puede contar con un estudio que se adapte a tus necesidades.

Crea el plan de contenido

El elemento principal para atraer asistentes a un evento virtual es el contenido, por lo cual debes enfocarte con especial atención en este tema. El contenido se encargará de atraer interesados, generar registros, propiciar el engagement y crear oportunidades de networking.

Por muy tentador que sea incluir temas variados, enfócate en calidad sobre cantidad. Una vez definida la temática comienza a buscar a los speakers que se encargarán de llevarla a la audiencia, procura de que además de ser personajes expertos o reconocidos también den sus charlas de forma dinámica e interactiva y se adapten al formato virtual efectivamente.  También es sumamente importante elegir un host que sea dinámico, que capte la atención de las personas y las mantenga interesadas. Además de que sea alguien que pueda manejar los imprevistos que puedan surgir, desde fallas técnicas hasta conductas inapropiadas dentro del evento.

En Smart Speakers podemos ayudarte a elegir a los conferencistas y hosts más afines a tu evento y apoyarte con el proceso de contratación para que sea un pendiente menos en tu lista.

Considera opciones de entretenimiento

Si bien el contenido es la parte principal del evento incluir sesiones interactivas o de entretenimiento, sobre todo si es un evento largo, es un plus que sin duda los asistentes disfrutarán. Un show musical, de magia o de comedia puede ser un cierre perfecto.

Crea un presupuesto

Aún cuando los eventos virtuales requieren de una inversión menor es importante que tengas claras la categorías y los montos de cada gasto. Principalmente se verán reflejadas las plataformas y los equipos para la transmisión, el lugar donde se llevarán a cabo y los speakers en caso de que vayas a contratarlos.

Planea y consigue patrocinios

El hecho de que sea un evento virtual no quiere decir que no haya lugar para los patrocinadores. Especialmente si planeas un evento de gran alcance esto puede representar un beneficio para los patrocinadores.

Planea de qué forma puedes darles exposición dentro de tu evento, ponte creativo y arma algunas propuestas para enviar a los patrocinadores.

Promociona el evento

Inicia por la creación de una landing page con la información del evento, también es recomendable que la incluyas en la página de inicio de tu sitio y en redes sociales para darle más visibilidad. Esto incluye también preparar la plataforma de registro y compra de entradas en caso de que tu evento necesite estas características.

Dependiendo del alcance del evento elabora el plan de promoción adecuado. En este artículo puedes encontrar algunas ideas para promocionar tu evento.

Si se trata de un evento interno puede ser suficiente con enviar las invitaciones electrónicas a los empleados con todos los detalles del evento.

Prepara a los asistentes para la experiencia virtual

Si se requiere registrarse, junto con la confirmación envía todos los detalles del evento. Si el evento es por invitación inclúyelo ahí. 

Además recuerda dar seguimiento para que expliques cómo se llevará a cabo, cuál es la plataforma, si requiere instalación, cómo ingresar a las sesiones, etc. También ofrece asistencia en caso de que los asistentes tengan dudas o problemas técnicos.

Realiza pruebas antes del evento

No está de más decirte que aunque estés corto de tiempo es necesario realizar pruebas anticipadamente de los equipos y plataformas en caso de que sea necesario realizar ajustes.

Llevar con éxito la preparación del evento no es garantía de que el desarrollo será perfecto, sin  embargo, mejora ampliamente sus posibilidades. No olvides prepararte para los imprevistos que puedan surgir, contar con protocolos, planes de respaldo y un equipo de soporte que pueda auxiliarte rápida y efectivamente.

Lo más importante es que el evento pueda ofrecer una experiencia memorable para todos sus miembros y cumplir con sus objetivos.