Ya sea que nos encontremos en el equipo encargado de organizar eventos dentro de una empresa o que busquemos preparar uno donde vayamos a contar con importantes y exigentes invitados el cómo preparar un evento es una tema que hay que tratar con seriedad, sobretodo en el aspecto de la logística. Como en blogs anteriores hoy te ofrecemos algunos consejos sobre cómo armar un evento de buen nivel, ahora desde el enfoque de la logística.

Logística; elemento clave de cómo preparar un evento

Si bien la logística es un tema amplio que requiere de un considerable tiempo de estudio para comprenderlo de manera profunda, contar con bases sencillas y prácticas para utilizar en actividades cómo preparar un evento puede ser un salvavidas. A continuación te presentamos 3 sencillos tips en el tema que estamos seguros te serán de gran utilidad.

Conseguir un lugar flexible para el evento

Reservar un lugar de categoría cuando lo que se busca es realizar un evento de nivel con un buen número de invitados es fundamental, ya que desde la imagen que el lugar da desde la calle, el lobby, así como el espacio donde se llevará a cabo la atracción principal (como una conferencia o un mensaje por parte de alguna personalidad) son claves, el problema es que en ocasiones por obtener lo mejor de lo mejor los organizadores quedan atados de manos en ciertos temas que pueden llegar a afectar la fluidez del evento.

Desde un aforo restringido sin posibilidad de ampliación (a través de salones complementarios o un mayor número de mobiliario), políticas de horario coercitivas (como límites poco razonables en el uso del lugar) o cosas tan simples como falta de staff de servicio pueden llegar a ser problemas graves que afecten la experiencia de los invitados. Es importante considerar estos y demás factores de peso a la hora de arrendar un espacio para nuestro evento, ya que puede ser la diferencia entre el éxito o el fracaso. 

Por esta razón es que conseguir tratos flexibles que permitan realizar cambios de último momento en el caso de cualquier situación o emergencia es fundamental para asegurar un evento de calidad y altura, donde no haya lugar a quejas por cuestiones ajenas al evento.

Una vez fijada la fecha del evento anticipa todo lo necesario

Uno de los mayores errores que cometen organizadores de eventos primerizos o que no cuentan con mucha experiencia en el tema es pensar que una vez que ya se consigue consensuar una fecha con las partes involucradas ya todo está listo para arrancar. Nada más fuera de la realidad. La verdad es que si bien es posible que ya se está comenzando a cubrir lo necesario, lo importante es mantener el control y estar listo para todo lo que se vaya a necesitar de manera anticipada, días antes del evento si es posible.

Mantener insumos extra siempre a la mano 

En este apartado la realidad es que las posibilidades son inimaginables y dependen de cada tipo de evento, ya que pueden ir desde contar con cosas tan sencillas como materiales complementarios para los asistentes como regalos o contenido adicional para disfrutar el evento (como folletos informativos sobre una conferencia por ejemplo), hasta prever soluciones de transporte para los invitados como la renta de autobuses o la contratación de servicios de choferes, en casos especiales.

Sin importar de que se trate hay que buscar predecir hasta qué nivel será necesario contar con insumos extras disponibles durante o después del evento, lo cual puede hacerse mediante la confirmación de asistencia o en algunos casos con registros históricos sobre eventos pasados.

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